Delegieren – lassen Sie los, auch wenn’s schwer fällt!

Delegieren – lassen Sie los, auch wenn’s schwer fällt!

Illustration: Claudia Löffelmann

Paul Redlich hat sich an seinen neuen Schreibtisch schneller gewöhnt als gedacht. Ja, da hat die Frau Schmidt wirklich tolle Arbeit geleistet. Gut, dass er die Anschaffung neuer Büromöbel für sich und die Kollegen nicht umsetzen musste. Fazit: Aufgaben delegieren hat was für sich! Nach wie vor ist Paul noch nicht im Modus für entspanntes und strukturiertes Arbeiten angekommen. Es liegen noch immer zu viele to-dos auf seinem Tisch, für die der Arbeitstag einfach nicht ausreicht. So beschließt er, den Rohstoffeinkauf an Herrn Meier aus der Buchhaltung weiter zu geben.

Manfred Meier kann es nicht fassen. Endlich darf er sich Neuem widmen! Bis auf regelmäßige Softwareanpassungen seiner Buchhaltungssoftware waren die letzten Jahre geprägt von stupiden, immer wieder kehrenden Arbeiten. Jetzt darf sein Gehirn wieder mehr tun.

Detaillierte Übergabe sichert Erfolg einer delegierten Aufgabe

In der Zusammenarbeit mit seiner Sekretärin hat Paul Redlich gelernt, sich Zeit für die Übergabe zu nehmen. „Von der Gießerei erhalten wir die Rohlinge für unsere Fertigung. Ihr Ansprechpartner ist Herr Ernst. Hier müssen Sie nur daran denken, dass Sie Ihre Bestellung nicht auf den letzten Drücker am Wochenende abschicken, dann kommt Herr Ernst in Stress. Also dienstags oder mittwochs am besten mit der Fertigung sprechen, was in ca. 14 Tagen gebraucht wird.“
Und so geht es weiter. Hier erhält unsere Firma Sonderkonditionen, dort ist eine Mindestbestellmenge zu beachten. Regelmäßig muss vom Lager der Bestand der wichtigsten Materialen abgefragt werden. Stets ist das Augenmerk auf die Lieferfristen zu richten und nachzuhaken, wenn die Ware nicht eintrifft, wie versprochen. Die Übergabe dauert einen halben Tag. „… und Meier, wenn Sie Fragen haben oder doch was unklar ist, bitte kommen Sie zu mir, ja?“

Beschwingt geht Herr Meier in sein Büro. Sein erster Auftrag mit der neuen Verantwortung ist es, neues Werkzeug wie Bohrmeißel zu bestellen. Er geht seine Checkliste durch und wählt die Telefonnummer von Lutz Lustig, dem Werkzeugmacher. „Hallo Herr Lustig, Herr Redlich hat mich mit dem Einkauf betraut und ich möchte mich als neuer Ansprechpartner vorstellen…“ Hr. Meier bestellt, wie vorgegeben und geht alle Details mit Herrn Lustig durch. ‚toller Mensch, der hat Ahnung. Macht Spaß, mit ihm zu arbeiten.‘ Zufrieden wendet sich Manfred Meier seinen weiteren Aufgaben zu.

Macht der Mitarbeiter alles richtig?

Während dessen quälen Paul Redlich schreckliche Gedanken. ‚Denkt Meier an die Sonderkonditionen für die Bohrmeißel?‘ Rasch greift er zum Telefon und ruft Herrn Lustig an. „Paul, klar hat dein Meier an alles gedacht. Sympathischer netter Mann, den du da hast. Entspann dich!“

Blöderweise kommt Meier ausgerechnet dann zur Tür rein, als sein Chef noch mal die Details von Meiers Bestellung bei Herrn Lustig durchgeht. Auf den Absätzen kehrt er um, holt die Übergabemappe und legt sie Herrn Redlich auf den Tisch. Dieser ist ganz verdattert und schaut seinen Mitarbeiter fragend an. „Wenn Sie mir nicht zutrauen, den Einkauf zu erledigen, warum übergeben Sie diesen Job dann an mich?“ Wortlos verlässt Manfred Meier das Chefbüro. Gleich ist Feierabend. Nichts wie weg hier.

Autsch! Das saß. Redlich wird klar, wie sehr er seinen Mitarbeiter damit verletzt hat. Was wäre, wenn Meier die Sonderkonditionen vergessen hätte? Auf keinen Fall wäre es dramatisch geworden. Bestimmt hätte Herr Lustig daran gedacht. Oder hinterher die Rechnung noch einmal ändern können… Paul Redlich erwischt seinen Mitarbeiter unten auf dem Parkplatz. „Herr Meier, bitte auf ein Wort.!“ Die zwei gehen in die inzwischen leere Kantine und Herr Redlich bittet Herrn Meier überschwänglich um Verzeihung. „Herr Meier, bitte entschuldigen Sie. Ich weiß, das war nicht richtig. Ich schätze Sie wirklich für Ihre jahrelange korrekte Arbeitsweise. Und wie Sie mit den Zahlen umgehen können. Wirklich Hut ab! Für mich ist es halt Neuland, wenn ich Dinge nicht mehr selbst tue, die jahrzehntelang ausschließlich meine Angelegenheit waren.“

Begleiten, bis delegierte Aufgaben zur Routine werden

Und Manfred Meier kann es verstehen. Er verspricht, in den nächsten zwei Wochen täglich vor Feierabend kurz beim Chef vorbei zu kommen, um ihm zu berichten, welche der neu übertragenen Aufgaben er abgearbeitet hat und geht mit ihm alles durch. Bestimmt wird das nur für einen begrenzten Zeitraum nötig sein. „Schauen Sie Chef, ich bekomme Sicherheit und Sie sind beruhigt. Da freuen sich gleich zwei.“

Na? Wirklich nicht einfach, loszulassen, gell? Kurze, regelmäßige Rücksprachen in einer vordefinierten Zeit helfen. Dem Loslasser und dem Annehmer.

Ihre Petra Carlile