Delegieren – die ersten Schritte

Auch beim Delegieren ist aller Anfang schwer.

Illustration: Claudia Löffelmann

Paul Redlich ist fest entschlossen: er wird Aufgaben delegieren. Damit ändert er seinen Unternehmensalltag, um auch in zehn Jahren noch beschwingt in seine Firma zu fahren, Spaß an der Arbeit zu haben und dennoch privat wieder Zeit für Familie und Freunde zu finden.

Start mit dem Delegieren von kleinen Einzelaufgaben

Vor einigen Wochen hat Herr Redlich seine Sekretärin Frau Schmidt gebeten, sich um neue Büromöbel für alle Schreibtischarbeitsplätze zu kümmern – insgesamt 8. „Hier, schauen Sie. Ich habe den Prospekt noch von damals aufgehoben. Vor 20 Jahren haben wir die Möbel gekauft. Bestimmt haben die was Ähnliches noch im Programm. Ist ja zeitlos.“ Weil Frau Schmidt ihren Chef schon 15 Jahre kennt, war ihr klar, welche Überwindung allein dieser Schritt ihn gekostet hat.

Detaillierte Informationen sind wichtig

Als sie die Aufgabe annahm, hat sie sich mit ihrem Block und Schreibzeug bewaffnet und sich zusätzliche Informationen von ihm eingeholt:
Fr. Schmidt: „Welches Material / welche Farbe schwebt ihnen vor?“
Hr. Redlich: „ist mir egal, Hauptsache nicht pink.“
Frau Schmidt: „Besondere Wünsche, was die Ausstattung betrifft?“
Hr. Redlich: „Na halt Schubladen wie immer. Ich muss mein Zeugs unterbringen.“
Frau Schmidt: „Budget?“
Hr. Redlich: „pro Arbeitsplatz nicht mehr als 800 Euro. War es das jetzt? Ich muss weiter arbeiten.“

Paul fand es lästig, sich zusätzlich eine halbe Stunde auf Frau Schmidts Fragen einzulassen, die er grumpfelnd und kurz angebunden beantwortete. ‚Die Aufgabe war doch klar, oder? Besorgen sie neue Schreibtische und Bürostühle, die alten gehen langsam kaputt…‘

Ist anders schlechter? Hauptsache erst mal meckern!

Am Freitag schickte Frau Schmidt ihren Chef früher in den Feierabend und ins Wochenende. Herr Redlich musste versprechen, am Montag erst um die Mittagszeit ins Büro zu kommen. „Es wird sich für sie lohnen, Chef!“ rief Frau Schmidt ihm noch hinterher. Pauls Gedanken waren jedoch:. ‚… ach ja, die neuen Büromöbel kommen. Hoffentlich behalten wir die alten für den Notfall noch ein paar Monate im Lager…‘

Jetzt ist Montag kurz vor Mittag. Herr Redlich hält es nicht mehr aus und stürmt vom Auto ins Firmengebäude, die Treppe rauf in Richtung Büro. Und bremst augenblicklich ab. Hier stimmt was nicht. Die kuschelige dunkle Atmosphäre ist verschwunden. Stand diese Kübelpflanze schon immer da neben der Teeküche? Auf dem Gang kommt ihm Meier aus der Buchhaltung entgegen. „Mensch Klasse, Herr Redlich! Richtige Wohlfühlatmosphäre!“ Auch andere Mitarbeiter bedanken sich überschwänglich. Frau Schmidt grinst ihm breit entgegen und folgt ihm in sein Büro. „Das ist nicht mein Büro! Wo ist mein schöner knautschiger schwarzer Sessel? Da steht ja ein windiges Stühlchen mit Rippen als Lehne. Wieso ist mein Schreibtisch so hell? Gab es den nicht dunkler? Da sieht man ja jeden Flecken drauf! Hätten wir meinen alten doch einfach reparieren lassen. Wo sind die ganzen Kabel? Ich brauch die doch, um mein Notebook und mein Smartphone anzuschließen! So ein neumodischer Kram – was kostet mich das denn zusätzlich?“

Die vordefinierten Eckpunkte und das Ergebnis müssen passen

Zum Glück nimmt Frau Schmidt das Gemecker nicht persönlich. Ohne ein Wort schiebt sie ihn zu seinem Platz. Herr Redlich plumpst in seinen Schreibtischstuhl und will schon protestieren. Doch was ist das? Er sitzt total bequem und dennoch aufrecht! Das Zwacken in der Lendenwirbelsäule hat sich nicht, wie sonst, gemeldet. Die komischen Rippen der Stuhllehne sind unglaublich flexibel und weich und der Rücken wird da gestützt, wo es nötig ist. Frau Schmidt kurbelt an ein paar Knöpfen und schon hat der Schreibtisch eine angenehme Höhe. Schwups öffnet sich die Klappe zu einem Kabelschacht und sie hält Herrn Redlich das Kabel für sein Notebook vor die Nase. Mit einer lässigen Bewegung klatscht sie ihre 2-seitige Präsentation auf den Tisch. Die von Herrn Redlich vorgegebenen Eckpunkte sind aufgelistet. Gegenüber gestellt zeigt sie auf, dass sie das Budget nicht überzogen sondern 30% eingespart hat. Sie verweist auf die Garantiezeit, den kostenlosen Montageservice und erklärt, dass diese Möbel in Deutschland gefertigt wurden und nicht in China. Was ja Pauls Firmenphilosophie entspricht. Die Atmosphäre ist insgesamt in allen Büros viel freundlicher. Platzsparende Ordnungstools sorgen dafür, dass jeder alles gut verstaut und trotzdem mit einem Griff parat hat, was man zum Arbeiten braucht. Und: keiner der Schreibtische ist pink. Weil sie gleich 8 neue Schreibtischarbeitsplätze geordert hat, konnte sie noch Schreibtischlampen mit angenehmem Tageslicht als Extra dazu bekommen.

Anerkennen, wenn delegierte Aufgaben sehr gut umgesetzt wurden

Paul Redlich hat Mühe, sich an den hellen Schreibtisch zu gewöhnen. Die dunkle Farbe war ihm lieber. Alles andere jedoch sagt ihm ausnahmslos zu. Der Stuhl – was für ein Sitzgefühl… Und wenn er die Schubladen aufzieht, hat alles seinen geordneten Platz. Obwohl Frau Schmidt seine Utensilien bereits eingeräumt hat, findet er alles auf Anhieb.
Er holt schon Luft, um Frau Schmidt zu sagen, dass ihm die Farbe seines alten Schreibtisches viel mehr zugesagt hatte. Doch er schaut in die Augen seiner Sekretärin. Darin funkelt ihr ganzer Stolz, dass sie etwas von A-Z umgesetzt hat und er bemerkt ihre Freude, die sie dabei hatte. Dank Frau Schmidts Präsentation wird Paul Redlich klar, wie wichtig beim Übertragen von Aufgaben es ist, genau die Rahmenbedingungen und das Ergebnis zu bestimmen. Statt „nicht pink“ besser: „dunkelbraun gebeizt, wie die Oberfläche meines alten Schreibtisches…“

„Frau Schmidt, ich muss schon sagen. Ausgezeichnet umgesetzt. Vielen Dank! Eine Sache fehlt mir aber…Besorgen Sie mir bitte noch eine dunkelbraune Schreibtischunterlage. Danke.“

Klar, dass sich Frau Schmidt ab sofort auch um TÜV- und Servicetermine seines Firmenwagens kümmern wird. Und endlich darf sie sich auch um die neumodische Art zu werben kümmern und sich mit der Werbeagentur um die Ecke in Verbindung setzen.

Gibt es schon eine kleine Aufgabe, die Sie komplett abgeben können?

Rufen Sie mich an, wenn Sie sich Unterstützung dabei wünschen!
Ihre Petra Carlile